Общество

4 способа провести рабочую встречу быстрее и продуктивнее

Вам нравятся ваши рабочие встречи? Хотите проводить их быстрее и продуктивнее?
4 способа провести рабочую встречу быстрее и продуктивнее Фото: https://unsplash.com/

Для нас норма пригласить ведущего на свадьбу, чтобы следил за всеобщим весельем. 

Почему же не приглашаем никого на рабочие встречи, чтобы было плодотворно, никто не скучал и мероприятие заканчивалось в срок? 

Преимущества незатянутых и продуктивных встреч

У быстрых встреч есть, как минимум, два преимущества:

  • Финансовое. Экономим на времени встречи — получаем результат от работы выше. Учитывая, что для большинства на встрече ничего не происходит, они там просто присутствуют. Чисто математически, если на рабочее совещание с водой, длящееся 3,5 часа, потратится 100 000 рублей, то без воды — 40 минут = 19 500 рублей. Выгодно же! 
  • Эмоциональное. Результат мотивирует. Разве у вас не так: сделал дело и доволен. А вот это вот все про посидим, полдня помусолим — ни к чему. Только забирает рабочее время. Еще и как снотворное действуют. Пробуждайся потом пятью чашками кофе. 

Самое удивительное, все в курсе тайм-менеджмента, метода Помодоро и чуть ли ни мини Эйнштейны. Но, когда собираемся вместе, вверх берут рептильные инстинкты. Мы же не только слушаем на этих встречах. Еще спорим, шумим, отрицаем идеи, не договариваемся. И это только процентов 10% из арсенала рядового пресмыкающегося, которому позволено влиять на решения. 

Как проводить встречи быстрее?

Выход есть. Встречи можно сделать быстрее, пригласив нейтрального человека, фасилитатора. Ударение на второе «А». Если слышите термин впервые, можете запомнить его через рифму. Например, «фасилитатор» — «модератор», «фасилитатор» — «куратор», ну или «импровизатор». Фасилитатор — тот, кто обеспечивает успешную групповую коммуникацию, решает, как будет проходить встреча. 

Он сделает из вас людей. Ответственных и послушных. Еще и денег возьмет. А раз нужно платить, значит, будете заинтересованы в результате. Будете слушаться! 

Можно ли обойтись без фасилитатора?

Приглашать третье лицо необязательно. Учитывая, что нефть по 30, а доллар 73 рубля. Можно обойтись своими силами и назначить ответственного. Того, кто готов пожертвовать участием во встрече ради ее успешного исхода. 

Нашли смельчака?!

Вот несколько работающих подсказок для ведущего встречи: 

Определите цель встречи и следуйте ей

Если кто-то поднял вопрос не по теме, вежливо тормозите развитие мысли. Смелее. Не затягивайте. Предложите провести по ней отдельную встречу (лайфхак в 4ом пункте). Помните, мы не играем в крокодила. Сотрудники должны знать, что идут обсуждать. Заранее разошлите участникам письмо с целями.

Подготовьте план рабочей встречи

В идеале прописать все поминутно. Но давайте будем реалистами. В первый, пятый и даже 20 раз это не получится. Но план должен быть.

Обозначьте начало и конец встречи

Можно на видное место поставить таймер с обратным отсчетом. Периодически напоминать, что осталось хх минут. Какие-то вопросы не решили, но закончили вовремя? Запишите проведенную встречу к маленьким личным победам. 

Определите место, куда будете клеить стикеры с идеями, возникшими на встрече

Например, лист флипчарта на стене. Если у кого-то пошел мыслительный процесс, попросите все записать и припарковать. Вы не потеряете идею и не потеряете фокус группы на обсуждаемой теме. 

Все просто! Эти подсказки помогут сделать прорыв в бесконечных встречах. 

Пробуйте, учитесь и однажды не узнаете свою команду.

Автор: Елена Тепухина